Traitez vos courriers une fois par jour
Même si je consulte mes courriers plusieurs fois par jour, juste pour être dans la boucle (au cas où il se passe quelque chose de bizarre comme la panne de mon site web ou s’il y a une demande urgente), je ne les traite pas tout de suite. Je ne le fais qu’une fois par jour, soit en début de journée, soit le soir.
Sélectionnez un créneau horaire quotidien pour traiter vos emails. Si vous ne finissez pas dans ce créneau, continuez le lendemain. Donnez la priorité aux plus importants et laissez tomber les autres.
Si vous occupez un poste de travail où vous recevez beaucoup d’emails sensibles au temps comme c’est le cas pour la messagerie melanie2web, vous pouvez quand même mettre cela en pratique. Le but n’est pas de laisser les courriels envahir votre vie. Rappelez-vous, c’est un outil pour vous aider à faire votre travail et non le travail lui-même.
Donnez la priorité à 20 % des courriels ; reportez 80 %
Tous les courriels ne sont pas identiques. J’adore la règle des 80/20 car elle s’applique à chaque domaine de notre vie. Y compris les e-mails. La règle des 80/20 est l’idée que 20% des entrées sont responsables de 80% des sorties dans toute situation. Par conséquent, pour être efficace, nous devons nous concentrer sur 20 % des entrées qui mènent à 80 % des sorties. De même, nous devrions nous concentrer sur 20% d’emails de grande valeur qui conduisent à un maximum de sorties.
Mes 20% d’emails sont ceux qui me donnent la prochaine percée dans mon travail. Il peut s’agir de demandes de médias, de places d’interview, d’opportunités de réseautage, de pistes commerciales, de possibilités de prise de parole et d’autres choses qui mènent à mes objectifs commerciaux de 20%. Mes 20 % d’e-mails incluent également les personnes qui ont investi dans mon travail, comme mes clients, les engagements de conférence et les lecteurs qui ont acheté mes cours et mes produits. Enfin, les correspondances avec mes bons amis entrent également dans cette catégorie. Tout le reste va dans les 80% de courriers.
Pour les 20% de courriers électroniques, je leur accorde une priorité importante. En général, j’y réponds immédiatement. Pour 80% des courriers, je mets plus de temps à répondre, parfois même sans répondre non plus.
Ayez un dossier « Répondre avant le jour XX »
Ranger les courriers qui nécessitent votre réponse dans un dossier « Répondre avant le jour XX ». Je me réserve trois jours par semaine pour répondre aux courriels : mardi, jeudi et samedi. De cette façon, je ne suis pas obligé de répondre immédiatement dès que je reçois le courriel. Je le lis, j’en accuse mentalement réception et j’y réfléchis jusqu’au moment de répondre (en moyenne 3 à 8 jours à partir de la réception du courrier).
Réalisez que vous n’avez pas besoin de répondre à tous les courriers
Malgré ce que vous pensez, vous n’avez pas besoin de répondre à tous les courriers. Parfois, l’absence de réponse après un certain temps peut aussi être considérée comme une réponse en soi.
Je reçois un volume élevé de courrier de lecteurs, et pendant une période, j’avais l’habitude de répondre à chaque courrier qui arrivait. Cela ne m’apportait rien. Je passais toute la journée à ne faire que répondre au courrier, et à la fin de la journée, j’étais épuisé, incapable de faire un vrai travail. Il est intéressant de noter que la quasi-totalité du courrier auquel je réponds ne reçoit jamais de réponse en retour (pas même un accusé de réception ou un remerciement), même lorsque je pose des questions de suivi pour les aider davantage. Je soupçonne que la moitié du courrier n’est pas lu et que l’autre moitié est constituée de courriers que les gens envoient sur un coup de tête et pour lesquels les réponses n’ont pas vraiment d’importance. Quoi qu’il en soit, j’ai réalisé qu’il est beaucoup plus efficace d’utiliser ce temps pour des tâches à plus forte valeur, comme travailler sur des produits à forte valeur et riches en contenu, soutenir mes clients, de nouveaux projets et écrire de nouveaux articles.
Ne vous stressez pas trop pour répondre à chaque courrier. Répondez si cela vous aide, mais si les coûts de réponse ne sont pas supérieurs aux avantages, alors peut-être que cela ne vaut pas la peine de s’en inquiéter. Laissez faire et les choses s’arrangeront d’elles-mêmes avec le temps.
Créez des réponses modèles si vous envoyez souvent des réponses similaires
Si vous regardez dans votre dossier envoyé, vous trouverez probablement une tendance aux mails auxquels vous répondez. J’utilise des modèles que j’ai rédigés à l’avance et que je colle dans mes réponses. Au fur et à mesure, je les personnalise pour répondre aux besoins du courrier original. Cela m’a fait gagner énormément de temps, par rapport au passé où je tapais les mails à partir de zéro.
